1. Câu chuyện về xu thế:

Ngược dòng thời gian khoảng 10 hay 20 năm về trước, mỗi khi có dịp vào bệnh viện, ngoài nhóm hoạt động chính của bênh viện với sự xuất hiện của các bác sỹ, y tá, điều dưỡng, dược sỹ, … chúng ta vẫn luôn bắt gặp đội ngũ hỗ trợ hùng hậu là nhân viên của bệnh viện (biên chế của bệnh viện), đó là các nhân sự trong 3 khối: vệ sinh, an ninh và kỹ thuật.

Ngày nay, tại hầu hết các bệnh viện, chúng ta thường bắt gặp đội ngũ an ninh, đội ngũ vệ sinh với đồng phục và tác phong chuyên nghiệp – đó là nhân sự được cung cấp bởi các công ty dịch vụ thuê ngoài (không phải người của bệnh viện). Trong khi đó, đội ngũ kỹ thuật đa phần vẫn là người của bệnh viện.

Khi nhìn sang các công trình quy mô tương đương hoặc lớn hơn quy mô của bệnh viện (tính theo diện tích, số tầng cao, số tầng hầm) như: chung cư, văn phòng, trung tâm thương mại, chúng ta luôn thấy đội ngũ an ninh, vệ sinh và kỹ thuật đều là của các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thuê ngoài.

Nhìn về tương lai 5 năm, 10 năm nữa, chúng tôi tin tưởng rằng đội ngũ kỹ thuật vận hành bệnh viện chắc chắn cũng sẽ được cung cấp bởi các công ty dịch vụ thuê ngoài. Có 3 lý do chính ủng hộ cho nhận định này:

- Thứ 1 – Sự chuyên nghiệp:

• Nhân sự: chuyên môn phù hợp, sắp xếp theo đúng khả năng và chuyên môn.

• Quy trình biểu mẫu: chuẩn – do đúc kết từ việc làm việc với nhiều công trình và đối tác khác nhau.

• Hỗ trợ: kỹ thuật tại văn phòng chính của công ty dịch vụ & ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, giám sát thực hiện dịch vụ & lưu trữ hồ sơ.

- Thứ 2 – Tính trách nhiệm:

• Đơn vị vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện thuê ngoài sẽ chịu trách nhiệm trước Bệnh viện khi:

1. Xảy ra sự cố: do bất khả kháng, do lỗi vận hành.

2. Cơ quan chức năng của nhà nước xuống kiểm tra: Sở Y tế, Bộ Y Tế, Cảnh sát PCCC, Cảnh sát môi trường, …

- Thứ 3 – Tính hiệu quả:

• Tính hiệu quả khi thuê đơn vị vận hành các hệ thống kỹ thuật Bệnh viện so với tự tổ chức đội ngũ nhân sự của bệnh viện để vận hành thể hiện ở 3 yếu tố chính:

• Giảm chi phí vận hành trực tiếp: nhân sự, điện, nước.

• Giảm chi phí sửa chữa máy móc, trang thiết bị hư hỏng do các sự cố.

• Tăng thời gian phục vụ do giảm thời gian do gián đoạn sự cố.

2. Vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện là làm gì?

Vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện là làm 3 việc chính:

- Thứ 1: Vận hành các hệ thống kỹ thuật. Tất cả các hệ thống kỹ thuật (trừ thiết bị y tế) sẽ nằm trong phạm vi công việc của việc vận hành kỹ thuật. Ví dụ như: hệ thống lạnh, hệ thống chiếu sáng, hệ thống thang máy, hệ thống máy phát điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống lấy số tự động, hệ thống khí y tế, hệ thống chuyển mẫu bệnh phẩm, … Bốn nhiệm vụ chính của việc vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện bao gồm:

•  Xây dựng kế hoạch vận hành. Đảm bảo 3 tiêu chí: (1) an toàn; (2) tiết kiệm năng lượng; & (3) sẵn sàng phục vụ.

• Vận hành các hệ thống kỹ thuật 24/7.

• Lưu trữ hồ sơ vận hành.

• Theo dõi năng lượng tiêu thụ.

- Thứ 2: Sửa chữa, khắc phục sự cố. Đúng như tên gọi của nó, khi có bất cứ sự cố nào liên quan tới hệ thống kỹ thuật, đội ngũ kỹ thuật vận hành là người sửa chữa và khắc phục. Một số công việc có thể nêu tên ở đây như: thay đèn, thông tắc bồn cầu, bảo trì định kỳ tủ điện tầng, cô lập sự cố kẹt thang máy, khắc phục sự cố mất điện, khắc phục sự cố về thang máy, …

- Thứ 3: Giám sát nhà thầu bảo trì định kỳ. Các nhà thầu bảo trì định kỳ sẽ ký hợp đồng trực tiếp với Bệnh viện & đơn vị vận hành các hệ thống kỹ thuật sẽ thay mặt bệnh viện giám sát việc thực hiện các công việc của nhà thầu. Bốn nhiệm vụ chính của việc Giám sát nhà thầu bảo trì định kỳ bao gồm:

1. Đề xuất nhà thầu bảo trì định kỳ.

2. Theo dõi kế hoạch bảo trì định kỳ.

3. Giám sát việc bảo trì của nhà thầu.

4. Báo cáo đánh giá hiệu quả nhà thầu.  

3. Làm sao để vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện hiệu quả?

Đây là công việc của nhà thầu Vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện phải thực hiện và cải tiến liên tục để ngày một nâng cao chất lượng của dịch vụ:

- Thứ 1: Tổ chức nhân sự vận hành. Cơ cấu nhân sự cần kết hợp giữa người có kinh nghiệm và người chưa kinh nghiệm, giữa kỹ sư và chuyên viên, cơ cấu hợp lý các chuyên môn trong nhóm. Đặc biệt, cần có mô tả công việc chi tiết, rõ ràng cho từng vị trí để nhân sự vận hành không bị phụ thuộc vào một vài con người nhất định, sẵn sàng được điều chuyển, thay thế khi cần bởi lực lượng lao động rồi rào, sẵn có trên thị trường.

- Thứ 2: Hệ thống quy trình & biểu mẫu. Giống như người lính ra trận cần có vũ khí, đội ngũ kỹ thuật vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện khi thực hiện công việc cũng cần có công cụ, ở đây chính là hệ thống quy trình & biểu mẫu. Có thể lấy ví dụ một vài biểu mẫu cơ bản như: checklist hàng ngày, kế hoạch công việc theo năm, quý, tháng, tuần và ngày, các biểu mẫu về đề xuất, biên bản họp, biên bản hiện trường, các loại báo cáo, …

- Thứ 3: Phối hợp với đội ngũ quản lý và cán bộ nhân viên của bệnh viện. Đây là yếu tố tối quan trọng, quyết định hiệu quả của việc vận hành. Tại sao lại như vậy?

• Kế hoạch vận hành được đơn vị vận hành lập & trình bệnh viện phê duyệt.  Nếu bệnh viện không phê duyệt thì kế hoạch có xuất sắc mấy cũng không có tác dụng.

• Trong quá trình vận hành, đơn vị vận hành sẽ có báo cáo & đề xuất về cải tạo, sửa chữa, thay thế các thiết bị, bộ phận, … của bệnh viện. Nếu các đề xuất chậm được xem xét và giải quyết thì không chỉ ảnh hưởng tới hiệu quả vận hành mà còn ảnh hưởng tới an toàn vận hành.

• Phần lớn điện năng tiêu thụ do các hệ thống trong các khoa phòng, sự chung sức của toàn thể cán bộ nhân viên bệnh viện quyết định tới hiệu quả của vận hành. Ví dụ: điều chỉnh nhiệt độ trong phòng từ 25oC lên thành 26oC, khi đi về tắt đèn và máy lạnh, …

4. Minh bạch trong vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện.

Việc thực hiện vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện cần minh bạch không chỉ cho Bệnh viện mà còn cho đội ngũ quản lý của đơn vị vận hành. Các nội dung cần minh bạch và có thể giám sát 24/7 bao gồm nhưng không giới hạn ở các nội dung sau:

• Các công việc thực hiện hàng ngày của đội ngũ kỹ thuật;
• Báo cáo, giám sát việc thực hiện của đội ngũ vận hành bệnh viện, của nhà thầu bảo trì định kỳ;
• Báo cáo/cập nhật tình trạng của các hệ thống/thiết bị quan trọng.

Việc này sẽ được đơn vị vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện qua ứng dụng phần mềm với mục tiêu: đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả.

Cảm ơn quý anh/chị đã quan tâm tới dịch vụ Vận hành các hệ thống kỹ thuật bệnh viện của Sicom.

Để được tư vấn chi tiết, quý anh/chị vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SICOM

Điện thoại: 0909 491 334     |     Hotline: 0909 207 578     |     Email: info@sicom.com.vn

Xin trân thành cảm ơn.
Sicom's team.